手ごたえありの経理改革!法人クレジットカードのススメ

昔は封筒に入れられた現金が手渡しで支給されていたお給料。しかし現在は小さなお店のアルバイトでも、銀行口座に振り込まれることが多くなっていますよね。盗難や紛失リスクを回避するため、オフィスに大金を保管している企業はほとんどないことでしょう。そういう点では現金至上主義的な日本でも、キャッシュレス化は進んでいると言っていいような気がします。

しかし旅費や経費精算についてはどうでしょう?まだまだ社員に現金で立替えてもらい、領収書の提出を求めているところが多いのではないでしょうか。経費申請は提出する側も受付けする側も、事務処理の工数が多くて手間がかかります。でもクレジットカードや電子マネーを上手に利用すれば、面倒な経理事務が簡略化できるのです。

法人カードを利用するメリット

法人カードもいろいろあります

プライベートと経費の仕分け

法人用のクレジットカードには個人事業主向けや中小企業向け、大企業向けなどの種類があります。プライベート用と法人・事業用にカードを分けて使用することで、1枚の明細書に経費が混在することがなくなり、公私の区別がしっかりつけられます。法人カードの利用記録は会社全体で1つにまとまるので、複数のカードをひとつの明細で管理でき、社員が出張する際に持たせることも可能です。

計上漏れの防止

オフィス用品の購入や光熱費・通信代など、経営上必要となる費用をすべて法人カードで支払えば、カードの利用履歴がそのまま支出の記録になるので、自動的に計上もれを防ぐことができます。法人カードはそのまま経費と考えることができるので、利用明細を活用することで管理も簡単になります。

キャッシュフローの改善と経費削減

支払いは指定口座から自動引き落としされますが、その際にだいたい3カ月程度の猶予期間がはっせいするので、結果的にキャッシュフローが良くなります。また銀行振込だと1件ごとにかかる手数料も、クレジット払いにすることで削減できます。法人カードの年会費は会社の費用として計上することができるので、税金対策にもなりますよね。福利厚生代行サービスなどの特典が充実しているものも多いので、賢く選んで上手に使いたいものです。

法人向けETCカードで高速利用の履歴管理も

最近の高速道路はETC専用の料金所が増えています。ETCを利用すれば料金所でいちいち車を止める必要もありませんし、高速代が自動で割引されるのでメリットは大きいです。仕事で高速道路を使うことが多い方は、自分のETCカードで立替えをしていることが多いのではないでしょうか。

このETCカードを法人として作成して社員に支給すれば、社員の申請を待たずにETC利用時の料金や走行区間などの利用証明書や利用明細を、インターネット上で確認できるようになります。複数のカードをまとめて管理することもできますし、利用履歴をCSVやPDFといったデータとして保存することも可能です。

いろいろ使える法人カード

ETCコーポレートカード

高速道路の割引も受けられる

東日本・中日本・西日本高速の利用頻度が高いなら、ETCコーポレートカードで大口・多頻度割引を受けることもできます。クレジットカード会社が発行する法人向けカードとは異なるので、法人・個人にかかわらず申し込むことができ、利用料金が大きいほど割引率が高くなっていきます。ただし、割引を受けるためにはETCコーポレートカードに記載されている車両番号と、そのカードを使っている車両の車両番号が同一であることが条件となるので注意が必要です。

法人ガソリンカードで経費節約

社用車のガソリン代が気になるなら、法人向けのガソリンクレジットカードもおすすめです。多くの場合、提携しているガソリンスタンドでの給油が増えれば増えるほど、割引価格でガソリンを購入できます。追加カードやETCカードもまとめて請求されるので、社員の立替えや仮払いなど手間のかかる事務作業を省くことができます。

交通系ICカードと会計システムの併用

経路と運賃の確認は大変

交通費精算も結構手間がかかりますよね。申請された区間と金額のつきあわせなんて本当に大変です。例えば都内のJRを利用する場合、切符だと170円の区間がSuicaなら165円です。また地下鉄を利用した場合の経路も、いろいろなパターンが考えられます。渋谷~人形町を銀座線と浅草線で移動した場合、切符は280円です。でも銀座線と日比谷線を使うと200円で、これがSuicaだと・・・。ほら、もう嫌気がさしてきたでしょう?(笑)

「PASMOで精算」

例えばICカード情報の取込みができる「PASMOで精算」を利用すれば、交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、利用した経路と運賃をシステムに読み込めます。申請者はマイページに表示された履歴から申請すべきデータを選択し、画面上から簡単操作で申請します。管理者や経理担当者も割り当てられたページから承認ができるだけでなく、ほとんどの経理ソフトと連携できるので仕訳の手間も減ります。

PASMOで精算:http://pasmo-seisan.com/

「楽楽精算」

楽楽精算ホームページ

会計ソフトの「楽楽精算」もICカード情報を読み込むことができます。定期区間を自動で控除したり、業務で使った履歴とプライベートの履歴をシステム上で振り分けることが出来るので、会社用の交通系ICカードを用意する必要もありません。読み込んだデータはそのまま申請に利用できるので、手間無く交通費精算データを作成することが可能です。これだけで書類作成や検証の手間が大幅に削減できます。

楽楽精算:https://www.rakurakuseisan.jp/function/travel.php

電子食事カード「チケットレストラン タッチ」

加盟店はこのステッカーが目印「チケットレストラン タッチ」の電子食事カード

外資系企業バークレーヴァウチャーズが運営する「チケットレストラン タッチ」は、福利厚生の一環として従業員のランチ代を補助するサービスです。月々の食事補助金額が専用ポータルから発注でき、従業員に配布したICカードへ自動的にチャージされます。そのため、これまで毎月必要だった食事券の配布が不要になり、事務作業が軽減されます。あらかじめ非課税で運用するためのルールを定めているので、税務調査で指摘を受ける心配もありません。

チケットレストラン タッチ:https://www.edenred.jp/for-current/beneficiaries/touch.aspx

法人カードは個人事業主こそ使うべき

個人で事業を行う場合、ビジネスとプライベートのお金をきちんと分けて管理するのはなかなか難しいものです。現金を2つの財布に分けて持ち歩くのも手間ですし、だからといって一旦プライベートの財布から立替えをすれば事務処理も増える一方です。

その点、ビジネス用のカードを1枚用意して、事業にかかる経費を全てカードで支払えば、カードの利用明細がそのまま経費の記録になります。経費の立替えも必要なく、手間のかかる事務を簡略化することができるのです。クレジットカードの引き落としは現金と違って1~2カ月先になるので、特に手元のキャッシュが気になる経営者にとってはメリットが大きいと思います。

まとめ

経費の支払いをカードにまとめるだけでも経理事務が簡略化できますが、高機能な会計ソフトを併用すれば、もっと効率を上げることができます。たとえば銀行口座やクレジットカードを登録するだけで取引明細を自動取得し、仕訳の勘定科目を提案してくれる「MFクラウド」や「freee」。これらは学習機能を持っていて、自動提案する勘定科目の精度が向上するようになっています。決算書の作成や分析機能などもあるので、バックオフィス全般の業務負担が軽減できます。

クレジットカードにしても会計ソフトにしても一定のコストがかかりますが、その分削減できる資源や時間、人件費などのコストを考えると、投資する価値があると思います。この機会に経費のキャッシュレス化についても検討してみてはいかがでしょうか。

MFクラウド:https://biz.moneyforward.com/
freee:https://www.freee.co.jp/

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